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Inicio de sesión

Al abrir la aplicación se muestra la pantalla de acceso. Introduce tu correo electrónico y contraseña y pulsa Entrar. Las credenciales las facilita el administrador del sistema.

He olvidado mi contraseña

En la pantalla de acceso, el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?" abre un formulario donde introduces tu correo electrónico. Appicio te envía un email con un enlace para establecer una contraseña nueva.

Pantalla principal

Tras el acceso la pantalla se divide en dos zonas:

• Barra lateral izquierda: menú de navegación con todos los módulos agrupados por categoría.
• Área de trabajo central: muestra el contenido del módulo activo.

Cerrar sesión

En la parte inferior de la barra lateral encontrarás el botón Cerrar sesión. Al pulsarlo se borra la sesión local y se vuelve a la pantalla de acceso.

El menú lateral está organizado en grupos:

Haz clic en cualquier elemento del menú para navegar. El módulo activo queda resaltado. La aplicación recuerda el último módulo visitado al recargar.

Es la pantalla de inicio de la aplicación: da una foto rápida del negocio del mes seleccionado, sin tener que entrar en cada módulo por separado.

Navegación por mes

Las flechas ◀ / ▶ junto al nombre del mes cambian el período analizado. Todos los indicadores se recalculan al cambiar de mes.

Indicadores principales

Filtro de categorías y "Excluir platos"

Justo debajo de la navegación de mes aparece una barra de categorías (igual que en Ingenierías del Menú, pero independiente): permite limitar Food cost %, Omnes, los totales y la Matriz ASG a una o varias categorías de la Carta.

El botón 🚫 Excluir platos abre un panel con una casilla por cada plato del análisis actual — útil para descartar un plato atípico (por precio muy alto o muy bajo) que distorsione las medias. La exclusión es la misma lista que usa Ingenierías del Menú: excluir un plato desde cualquiera de las dos pantallas afecta a ambas.

Venta / Food cost / MB total del mes

Tres cifras totales del mes (con los filtros de categoría/exclusión aplicados): venta total, coste de materia prima total y margen bruto total.

Matriz ASG

El mismo gráfico de ingeniería de menú que en Ingenierías (ver esa sección), con los datos del mes y los filtros seleccionados.

Módulo de configuración global. Los cambios aquí afectan al cálculo de costes en toda la aplicación. Solo debe modificarlo el responsable de gestión.

Datos de la empresa

Nombre comercial, NIF/CIF, dirección y logo. Estos datos aparecen en las cabeceras de los documentos PDF exportados.

Coeficiente de venta

El coeficiente es el % de coste de materia prima que quieres tener sobre el PVP — el objetivo de food cost del negocio. Es el parámetro más importante de toda la aplicación, porque a partir de él se calcula el PVP recomendado de cada plato y presentación.

IVA

Appicio aplica un IVA fijo del 10% (el tipo habitual en restauración) en todos los cálculos de precio con/sin IVA. No es un valor configurable en Administración: todos los precios se trabajan en euros sin IVA (base imponible) excepto cuando se indica explícitamente el PVP con IVA incluido.

Parámetros de carta

Las categorías estándar de plato son Aperitivos, Primeros, Segundos, Postres, Bebidas y Otros. No se gestionan desde Administración: se añade una categoría nueva con el botón "+ Cat" dentro de la ficha de edición de un plato (Carta). No existe función para renombrar ni reordenar categorías.

Tipos de presentación

Administración permite definir los tipos de presentación disponibles para los escandallos (ración, media ración, menú…) y, para cada uno, un margen mínimo (%) de referencia — se usa para avisar visualmente cuando el margen de una presentación concreta cae por debajo de lo esperado para ese tipo.

Firma de pedidos por email

Puedes configurar la cuenta de correo y el nombre del firmante que se usan al enviar pedidos a proveedores por email desde el módulo Pedidos.

Parámetros de alérgenos

La normativa europea obliga a informar sobre 14 alérgenos. En Administración puedes ver la lista completa. Los alérgenos se asignan a nivel de ingrediente y se propagan automáticamente a los escandallos y a la carta.

La Carta es el catálogo de platos que ofrece tu establecimiento. Muestra el PVP de venta, el coste de materia prima y el margen de cada plato, organizados por categorías.

Vista de la carta

Los platos se muestran agrupados por categoría. Para cada plato se indica:

• Nombre del plato
• PVP (precio de venta al público, con IVA)
• Coste de materia prima (€ y %)
• Margen bruto (€ y %)
• Flag de coste — indicador visual de si el coste % está por encima o por debajo del objetivo:

Añadir / editar un plato

Haz clic en + Nuevo plato o en el nombre de un plato existente para editar su ficha:

Penetración de carta

La penetración indica qué porcentaje de los comensales de un servicio piden cada plato. Es esencial para calcular el ticket medio ponderado y el coste real del servicio.

Para acceder, pulsa el botón % Penetración en la barra de herramientas de la carta. Se despliega un panel con una tabla donde las filas son los platos (agrupados por categoría) y las columnas son los servicios configurados.

Exportar la carta

Botones XLSX y PDF en la barra superior. El documento incluye: nombre, categoría, coste por ración, coste %, flag, PVP, margen bruto, margen % y alérgenos.

El escandallo es el corazón económico de Appicio. Todo el resto de la aplicación — Carta, Pedidos, Ingeniería del Menú, Cuadro de Mando, Eventos — construye sus números a partir de lo que hay aquí. Un ingrediente mal pesado o una merma mal calculada en un escandallo se propaga a toda la app, así que merece la máxima atención al rellenarlo.

Tipos de escandallo

Crear un escandallo nuevo

Al pulsar "+ Nuevo escandallo" se abre una ventana con los datos iniciales. Cada campo determina cómo se comportará el escandallo en el resto de la aplicación, así que conviene rellenarlos con cuidado desde el principio:

Al pulsar Crear se abre directamente la ficha del escandallo, ya lista para añadir ingredientes.

Ficha del escandallo

Añadir ingredientes

El botón "+ Añadir ingrediente" abre un buscador contra la base de datos de Ingredientes: escribes el nombre y seleccionas el resultado. Si el ingrediente todavía no existe, el mismo cuadro tiene un desplegable "➕ Crear ingrediente nuevo" para darlo de alta sin salir del escandallo (nombre, unidad, formato de compra, precio del formato y peso unitario — el coste unitario se calcula solo).

Cada fila de la tabla de ingredientes es un ingrediente o una base incorporada como tal. Los campos que se editan directamente en la fila son:

• Cantidad: cantidad de ese ingrediente que lleva la receta, en la unidad del ingrediente (kg, l, ud…).
• %Merma: pérdida en limpieza/cocción (recorte de verdura, hueso, evaporación…). Reduce el peso neto aprovechable sin cambiar el coste pagado.
• Proveedor: proveedor habitual de ese ingrediente, si el ingrediente tiene varios dados de alta.

El resto de columnas se calculan automáticamente a partir de la cantidad, la merma y la ficha del ingrediente:

• Peso: peso en bruto que entra en la receta (cantidad × peso unitario del ingrediente).
• C.U.: coste unitario del ingrediente (€ por kg/l/ud), tomado de la base de datos de Ingredientes.
• Coste total: lo que cuesta esa línea (cantidad × C.U.), con una barra de fondo que muestra visualmente su peso dentro del coste total del escandallo.
• Peso neto: peso que realmente queda aprovechable una vez descontada la merma (Peso × (1 − %Merma)). Es el dato que interesa para calcular raciones reales, mermas de compra y necesidades de Pedidos.
• Alérgenos: heredados automáticamente del ingrediente.

La fila TOTAL, al final de la tabla, suma peso, peso neto y coste de todos los ingredientes: ese coste total es el Coste de materia prima (CMP) del escandallo.

Presentaciones y "Resumen por presentación"

Un escandallo puede tener varias presentaciones (por ejemplo: ración completa, media ración, menú). El panel "Resumen por presentación" muestra, para la presentación seleccionada, estos campos:

Coeficiente personalizado

Si una presentación necesita un food cost objetivo distinto al estándar (por ejemplo, un menú con menor margen que la carta a la carta), puedes modificar su Coeficiente individualmente. Aparecerá una etiqueta Modificado junto al coeficiente.

Para volver al valor calculado en Administración, pulsa el botón ↩ Reset junto al coeficiente modificado.

Alérgenos

Se calculan automáticamente a partir de los alérgenos declarados en cada ingrediente de la tabla. También puedes añadir alérgenos directamente en la ficha técnica del escandallo si el proceso de elaboración los introduce (por ejemplo, fritura en aceite compartido con productos que llevan gluten).

Exportar escandallos

Desde la lista de escandallos puedes exportar todos a XLSX o PDF. El documento incluye para cada plato y presentación: nombre, coste, coste%, PVP recomendado, PVP fijado, margen, margen% y alérgenos.

Desde la ficha detallada de un escandallo puedes exportar ese escandallo individual con el desglose completo de ingredientes.

Escandallo completo — ejemplo

Catálogo maestro de todos los ingredientes utilizados en los escandallos. El precio de cada ingrediente se actualiza aquí y se propaga automáticamente a todos los escandallos que lo usan.

Ficha del ingrediente

Exportar ingredientes

Exporta el catálogo completo a XLSX o PDF con todos los campos: nombre, unidad, formato, precio formato, coste unitario, peso unitario, proveedores, capacidad máxima y stock actual.

Planifica y compara la previsión con las ventas reales del menú del día, semana a semana. Muestra los 7 días a la vez (no hay que navegar día por día), con una tabla por categoría: filas = platos, columnas = Lun a Dom.

Pestañas

Cada pestaña incluye también un resumen semanal (una fila por día) con coste total, PVP, PVP sin IVA, % de coste y precio teórico.

Copiar día a toda la semana

Botón para replicar la configuración de un día concreto (elige cuál en el desplegable) al resto de días de esa misma semana — útil cuando el menú es prácticamente igual todos los días.

Exportar

Cada pestaña se puede exportar a XLSX y PDF de forma independiente.

Módulo para la gestión económica de banquetes, catering y celebraciones. Permite calcular el coste y margen de un evento completo integrando platos, personal y alquileres.

Clasificación de eventos

Todo evento debe indicar siempre su tipo de registro:

Si es una Cotización, se indica además si el cliente la ha aceptado o no. Una vez aceptada, el evento pasa a Realizado automáticamente en cuanto pasa su fecha (no hay que marcarlo a mano) o se mantiene como Pendiente mientras la fecha no haya llegado.

Crear un evento

Tabla económica: Recomendado vs Previsto

La pantalla de detalle del evento muestra dos cálculos en paralelo:

Ambas columnas muestran, desglosado por Adultos / Niños / Staff / Total:

• PVP por pax (precio unitario por comensal, con IVA)
• Pax (número de comensales de cada tipo)
• Venta (facturación total sin IVA)
• Coste materia prima
• Margen bruto
• Coste personal
• Coste alquileres
• Comisión 10% (si aplica, activable por evento)
• Margen final — resultado económico neto del evento

Platos del evento

Cada plato del evento se configura con:

Cada fila de la tabla "Platos del evento" muestra también sus alérgenos (iconos en pantalla, abreviaturas en PDF/Excel) calculados a partir del escandallo vinculado — por plato individual, no un resumen de todo el evento, para que se sepa exactamente qué plato concreto no puede comer cada invitado.

Aviso de precios desactualizados

Si editas el escandallo de un plato después de haberlo añadido a un evento futuro, al volver a abrir ese evento aparece un aviso: "El precio/coste de N platos ha cambiado en Escandallos desde que se añadió a este evento", con botones Actualizar precios (aplica los valores actuales) o Ignorar (por esta sesión). En un evento ya celebrado el aviso nunca aparece — es un registro histórico que no se toca.

Sincronización en tiempo real

Si dos personas trabajan a la vez en el detalle del mismo evento (por ejemplo tú y un comercial en llamada con el cliente), los cambios del otro se reflejan automáticamente sin recargar la página.

Exportar el evento (PDF)

El PDF cabe siempre en 1 sola página (letra más pequeña automáticamente si el evento es grande) e incluye:

1. Tabla PREVISTO con las columnas Adultos / Niños / Staff / Total, todas las líneas económicas (PVP/pax, Pax, Venta, Coste MP, Margen bruto, Coste personal, Alquileres, Comisión, Margen) y el % sobre la venta prevista junto a cada importe.
2. Platos del evento con coste, margen y alérgenos por plato.
3. Personal con roles, número de personas, horas y coste.
4. Alquileres / Materiales con concepto, cantidad y coste.

La cabecera incluye lugar, fecha, nº de personas y tipo de evento.

Catálogo de elementos que se alquilan o se compran específicamente para los eventos: carpa, sonido, mobiliario extra, vajilla de alquiler, etc.

Ficha

Modo de cantidad

Determina cómo se calcula la cantidad necesaria a partir del ratio y los invitados del evento:

Al añadir un elemento de alquiler a un evento, el coste se suma automáticamente al apartado "Coste alquileres" de la tabla económica. El selector "+ Añadir alquiler" dentro de un evento lista los conceptos en orden alfabético.

Módulo para definir roles de personal, sus tarifas horarias y la planificación de personas por evento.

Pestañas

Parámetros

Tabla pivotada con, para cada rol y cada tipo de evento (con o sin desplazamiento), dos valores:

• Ratio: 1 persona de ese rol por cada N invitados.
• Horas: horas de trabajo estimadas de esa persona en ese tipo de evento.

Estos valores, combinados con la tarifa €/h de cada rol (pestaña Tarifas), son los que determinan el coste de personal estimado de un evento según el número de invitados.

Tarifas

Cada rol (Maitre, Camarero, Cocinero, Ayudante, Montaje…) tiene su propia tarifa horaria (€/h para la empresa). Los roles se agrupan en 5 categorías fijas:

La misma pestaña incluye el bloque Personal fijo: personal con salario anual bruto en vez de tarifa por hora. Se indica nombre, rol y bruto anual (€/año); el coste por hora se calcula automáticamente (bruto anual ÷ 1.800 horas), con posibilidad de fijarlo a mano y un botón para volver al valor calculado.

BDP

Muestra, para cada tipo de evento, el coste de personal por invitado (€/h de cada rol × su ratio, sumado por todos los roles) con el total. Es la base de datos de personal usada para estimar el coste de personal antes de confirmar un evento.

Planificación de evento

Selecciona un evento y visualiza el plan de personal asignado: qué roles, cuántas personas, cuántas horas y el coste total de personal. Se puede exportar a PDF.

En Appicio no existe una ficha de proveedor independiente: el proveedor es un dato que se guarda directamente en cada ingrediente (o concepto de alquiler). Esta pantalla es un listado consolidado de todos esos proveedores, útil para verlos y editarlos todos juntos sin tener que entrar ingrediente por ingrediente.

Hasta 2 proveedores por ingrediente

Cada ingrediente puede tener hasta dos proveedores alternativos, cada uno con:

Puedes editar estos campos directamente en la tabla de esta pantalla, o desde la ficha del ingrediente en el módulo Ingredientes — es el mismo dato en ambos sitios.

Exportar

El listado de proveedores se puede exportar a CSV.

Control del inventario de materias primas. Permite conocer en todo momento qué hay disponible en almacén y detectar roturas de stock.

Vista de stock

Lista de ingredientes con tres cantidades de referencia — stock actual, stock mínimo y stock de seguridad — y un estado calculado a partir de las dos últimas:

Actualizar stock

Puedes actualizar el stock de un ingrediente directamente desde esta pantalla o desde la ficha del ingrediente en el módulo Ingredientes. El stock actual también se incluye en la exportación del catálogo de ingredientes.

Genera automáticamente el pedido de materia prima necesario a partir de los eventos o de las ventas de restaurante de una semana — no hay que teclear cantidades a mano, se calculan desde los escandallos.

Generar un pedido

Agrupación por proveedor

El pedido se organiza en tarjetas por proveedor (comida y bebida por separado), cada una con un botón para enviarlo por email directamente. Los ingredientes sin proveedor asignado se agrupan bajo "Sin proveedor" — salvo que sean una Base interna (una salsa, un fondo, una elaboración propia usada como ingrediente de otro escandallo), en cuyo caso se agrupan automáticamente bajo "Interno", sin que haga falta publicarla antes como ingrediente.

Exportar

El pedido completo, o solo el de un proveedor concreto, se puede exportar a PDF para imprimir o adjuntar.

Módulo de previsión y registro de ventas reales del servicio de restaurante. Tiene 4 pestañas: Previsión, Real, Eventos y Config.

Temporadas

El año se organiza en temporadas que representan diferentes niveles de actividad:

En la pestaña Config puedes renombrar cada temporada (ej. "Verano" en lugar de "Superalta") y activar/desactivar las que no uses (excepto C, siempre activo). También defines ahí las plazas del local y los servicios del día (Comida, Cena… puedes añadir otros como "Aperitivo").

Cómo se calcula la previsión: BDOD / BDTD / BDOM / BDTM / BDPM

La previsión de ventas no se introduce directamente semana a semana: se construye combinando 5 tablas de configuración, todas en la pestaña Config:

• BDOD — Ocupación diaria (%): % de ocupación de plazas según la temporada diaria (por encima de 100% implica rotación de mesas).
• BDTD — Temporada diaria por servicio: para cada día de la semana y cada servicio, qué temporada diaria se aplica.
• BDOM — Ocupación mensual (%): % de ocupación según la temporada mensual del mes en curso (100% = mes base).
• BDTM — Temporada mensual: qué temporada corresponde a cada mes del año.
• BDPM — Precio medio por comensal (sin IVA): ticket medio objetivo según temporada mensual y servicio.

La app cruza automáticamente ocupación diaria × ocupación mensual para obtener un ratio resultante por combinación de temporadas (tabla de solo lectura), y con ese ratio, las plazas del local y el BDPM calcula los cubiertos y la venta prevista de cada día/servicio en la pestaña Previsión.

La pestaña Config incluye también un listado de festivos: un día marcado como festivo aplica la temporada diaria del domingo, aunque caiga entre semana.

Penetración y Elaboraciones por comensal

Dentro de la previsión, cada plato de la Carta tiene un % de penetración (probabilidad de que un comensal lo pida) — las penetraciones de una misma categoría deben sumar 100%. Cada plato se puede fijar manualmente (🔒) o dejar en modo automático (↻, se reparte junto con el resto). También se define cuántas elaboraciones por comensal se sirven de media, para escalar correctamente la previsión de compras.

Pestaña Real

Registro de ventas reales: para cada día y servicio se introducen las unidades vendidas de cada plato (no un total de cubiertos + ticket medio). Cada plato puede marcarse "en carta" ese día. Comparando estas unidades con la previsión, la app obtiene la desviación real vs. previsto que alimenta el Cuadro de Mando.

Pestaña Eventos

Vista de referencia con la venta prevista agregada de los eventos de catering del periodo, para tenerla a la vista junto a las ventas de restaurante (sin mezclarse en los cálculos: son negocios distintos, ver Cuadro de Mando).

La Ingeniería de Menú es una técnica de análisis de carta que clasifica cada plato en función de dos variables: su popularidad (cuánto se vende) y su rentabilidad (cuánto margen genera).

Clasificación BCG / Ingeniería de menú

Para que el análisis sea preciso, es necesario tener correctamente configurados los datos de penetración en la Carta (módulo Carta → % Penetración) y los costes en los Escandallos.

Filtro de categorías y "Excluir platos"

La barra de categorías permite elegir sobre qué categorías de la Carta hacer el análisis (una o varias a la vez, ej. solo Postres). El botón 🚫 Excluir platos abre un panel con una casilla por plato del análisis actual, para descartar uno concreto que distorsione las medias por su precio muy alto o muy bajo respecto al resto — el resto de indicadores (popularidad, rentabilidad, matriz BCG/ASG) se recalculan sin ese plato, no es un filtro solo visual.

El mes, la categoría elegida y los platos excluidos se recuerdan entre visitas — no hace falta volver a seleccionarlos cada vez que entras.

Principios de Omnes

Además de la matriz BCG, se evalúan 3 criterios clásicos de ingeniería del precio:

Se muestra "✓ Cumple" solo si se cumplen los 3 criterios a la vez.

Vista del análisis

La pantalla muestra cada plato de la carta posicionado en la matriz, con su clasificación, margen y penetración. Permite tomar decisiones informadas sobre la composición de la carta: qué platos potenciar, cuáles revisar y cuáles retirar.

Plan de acción automático

Appicio combina la clasificación BCG (Estrella/Vaca lechera/Dilema/Perro) con la posición en la matriz ASG (Imprescindible/Rentable/Popular/Rentabilidad mejorable) para asignar automáticamente a cada plato una prioridad y dos acciones recomendadas concretas:

Este plan de acción aparece directamente en la vista de análisis, junto a cada plato, sin necesidad de interpretar la matriz manualmente.

Catálogo de vinos: ficha por vino con bodega, tipo, denominación de origen, añada, litros, PVP y si está en carta.

Ficha del vino

Filtro "En carta"

Marca qué vinos están actualmente ofrecidos en carta, para diferenciarlos de los que solo están en bodega/almacén.

Exportar

Ficha individual del vino a PDF, o el listado completo de la bodega.

Todos los módulos principales permiten exportar los datos en formato PDF y/o Excel (XLSX). Los botones de exportación están siempre visibles en la barra de herramientas de cada módulo.

Appicio soporta trabajo simultáneo de varios usuarios en la misma cuenta. Los cambios de un usuario se propagan al resto en tiempo real.

Cómo funciona

La sincronización es automática. No hay que hacer nada especial. Cuando un usuario modifica datos (un ingrediente, un plato, un evento…), los demás usuarios ven aparecer una notificación en pantalla y los datos se actualizan solos.

Resolución de conflictos

La sincronización no combina campo a campo: mientras tienes un cambio local pendiente de enviar sobre un registro (plato, escandallo, evento…), Appicio ignora las actualizaciones remotas de ese mismo registro hasta que tu cambio se guarda. Una vez enviado, si llega después una actualización remota, sustituye el registro completo con la versión más reciente — no hay una mezcla parcial de campos.