Ficha técnica según el número de raciones con base de datos

Un escandallo no es más que una relación de ingredientes usados en una elaboración, valorados en función del coste unitario de cada uno de ellos, de su cantidad y de la merma que origina. Simplifica tu trabajo y ahorra tiempo con esta hoja de cálculo, rellena solo las columnas marcadas en gris, el número de raciones y el PVP que deseas para tu carta y olvídate de lo demás. Con la base de datos de ingredientes te asegurarás de que todos los precios usados son correctos y solo tendrás que introducirlos una vez.

Una ficha técnica es un instrumento de control de la producción utilizado en múltiples ámbitos de la actividad económica, para nosotros la ficha técnica de un plato en hostelería y restauración la podemos definir como el documento donde consta la metodología y el proceso que se ha seguido para elaborar un plato o bebida en hostelería, añadiendo, además información útil sobre su presentación, conservación, traslado, alérgenos, etc., es decir, todo aquello que se considere relevante para mejor conocimiento de la elaboración.

Se trata, por lo tanto, de un instrumento esencial para conocer el coste de nuestras elaboraciones y, por ende, para la fijación de nuestros precios de venta.

Un escandallo no es una receta, en todo caso, y de forma coloquial, podemos decir que un escandallo es una receta valorada. Y no es una receta porque en ella se pueden utilizar expresiones tales como media taza de harina, dos tomates o una pizca de sal, mientras que en el escandallo estas expresiones están vedadas, nosotros indicaremos los gramos de harina expresados en kg, los kg de tomates o los gramos de sal, también expresados en kg.

Vamos a definir el escandallo como una relación valorada de una receta en función del coste unitario de los ingredientes necesarios para su elaboración para poder conocer su coste y servir de base para la fijación del precio. No obstante, un escandallo es un instrumento complejo que no sólo debe quedarse en el conocimiento del coste de los elementos utilizados, sino que además debe de ofrecer información precisa para conocer la merma de cada ingrediente, para analizar los costes y márgenes y para conocer el coste de materia prima previsto.

Existen varios tipos de escandallos, tenemos el escandallo en función del número de raciones, el escandallo en función del peso final de la elaboración, el escandallo de un producto, el de un menú, el de un catering…, en este caso vamos a realizar el escandallo según el número de raciones y su ficha técnica.

Este escandallo se caracteriza porque calculamos la materia prima que necesitamos en función del número de elaboraciones que deseamos realizar, de esta forma, la cantidad necesaria de cada ingrediente se calculará en función del número de raciones que esperamos vender en un periodo determinado.

El formato es el siguiente:

Usar una base de datos común a todos los escandallos te permite asegurarte que usas el precio correcto y que si cambias alguno este cambio se replicará en todos los escandallos en los que interviene el ingrediente, asegurándote de que todos tus escandallos tienen los precios exactos.

No usar una base de datos de ingredientes puede hacer que tengas precios distintos, que se te olvide actualizar alguno de los escandallos y multiplica tu trabajo al estar que estar introduciendo el precio en cada escandallo.

Con la base de datos, solo tienes que introducir el nombre del ingrediente y te olvidas.

El formato de la base de datos es el siguiente:

—

Instrucciones para realizar la ficha técnica según el número de raciones con base de datos

Cómo introducir ingredientes en la base de datos (BD)

Escribir solo en las columnas marcadas en gris, el resto contienen fórmulas

Ingrediente: Escribir el nombre del ingrediente que se desea usar en los escandallos, no se puede duplicar ningún nombre, si ocurre se marcará en naranja.

Envase y formato: Escribir el tipo de envase y la medida de este, por ejemplo, con un cartón de huevo de 24 unidades, en la columna envase 24 y en formato unidad, si compramos las patatas en saco de 5 kilos en envase 5 y en formato kilo.

Precio: Escribir el precio sin IVA del envase, por ejemplo, si el cartón de huevos cuesta 3,84 €, esa es la cantidad, o 10,80 € el saco de 5 kilos de patatas.

Peso: Indicar cuánto pesa el formato indicado en la columna D, por regla general será 1,000, las excepciones más comunes son los aceites y aquellos ingredientes que se compran y se usan en unidades, por ejemplo, cada huevo en hostelería ronda 0,060 kilos, el litro de AOVE puede pesar 0,875, sal o patatas 1,000 kilos. Recordar que se trata de indicar el peso del formato escrito en la columna.

Haciendo el cuerpo del escandallo

Escribir solo en las columnas marcadas en gris, el resto contienen fórmulas

Ingredientes: Escribir los ingredientes usados en la receta, si no existiera o el nombre estuviera mal escrito el coste unitario aparecerá escrito en rojo.

Cantidad: Escribir la cantidad que vamos a usar, kilos, litros o unidades, por ejemplo, 6 huevos, 0,700 kilos de patatas o 0,100 litros de aceite. En kilos o litros expresarlo en unidades, es decir, medio kilo es 0,500, un cuarto de litro 0,250.

Merma %: Se introduce la merma del ingrediente sin necesidad de escribir el porcentaje, solo el número, por ejemplo, 10, 15, etc.

Raciones: Escribir el número de raciones para las que se hace el escandallo

Haciendo el resumen del escandallo

Escribir solo en las celdas marcadas en gris, el resto contienen fórmulas

Coeficiente: Es el coeficiente del negocio, se obtiene de dividir las ventas entre el coste de materia prima presupuestados.

Precio de venta al público: Escribir el PVP al que se quiere vender el plato.

Otras cuestiones

Duplicar plantilla: Clicar con el botón contrario del ratón en Plantilla, Mover o copiar…, clicar en el cuadro de Crear una copia, clicar en (Mover al final) o donde queramos situarlo y Aceptar.

Cambiar nombre a la nueva ficha técnica: Clicar con el botón contrario del ratón en la hoja de cálculo a la que queramos cambiar el nombre, clicar en Cambiar nombre, cambiar el nombre e Intro. Aconsejamos escribir nombres cortos sin espacios y con mayúscula en la primera letra de cada palabra del nombre, por ejemplo, para tortilla de patatas: TorPat.

—

Vídeo ejemplo de uso de la ficha técnica según el número de raciones con base de datos

Artículo del blog relacionado: Ficha técnica de un plato

—

FAQs

1. ¿Qué es una ficha técnica de un plato?
   La ficha técnica de un plato es un documento que contiene información detallada sobre ese plato en particular. Incluye los ingredientes utilizados, las cantidades precisas, los métodos de preparación, las instrucciones de presentación y cualquier otra información relevante para su elaboración.

2. ¿Cuál es la importancia de tener una ficha técnica de un plato?
   Garantiza la consistencia y continuidad del plato, facilitan el entrenamiento del personal y al incluir el escandallo ayudan a controlar los costes.

3. ¿Qué es un escandallo?
   Un escandallo es un cálculo detallado y preciso de los ingredientes necesarios para preparar un plato o receta específica, teniendo en cuenta las cantidades exactas y los costes asociados.

4. ¿Para qué sirve un escandallo?
   Un escandallo sirve para determinar el costo real de producción de un plato, lo cual es esencial para establecer precios de venta adecuados, calcular la rentabilidad y tomar decisiones informadas en la gestión del restaurante.

5. ¿Por qué te interesa este escandallo?
   Porque escribiendo solo unos pocos datos tendrás resultados inmediatos ganado tiempo y seguridad en los cálculos.

6. ¿Cuáles son las ventajas de realizar escandallos?
   Las ventajas son:

• Permite conocer el costo exacto de cada plato, evitando pérdidas económicas.
• Ayuda a establecer precios de venta competitivos y rentables.
• Facilita la planificación del menú y la gestión del inventario.
• Permite evaluar la rentabilidad de los platos y tomar decisiones informadas en la gestión del restaurante.

6. ¿Cómo calculo el coste unitario de cada ingrediente?
   Dividiendo el precio sin IVA entre el formato de compra en kilo, litro o unidad, según sea el caso.

7. ¿El coeficiente debe ser siempre 3?
   En absoluto, cada negocio debe tener su propio coeficiente y este se obtiene del presupuesto anual, dividiendo la venta presupuestada entre el coste de la materia prima presupuestada.

8. ¿Debo incluir el coste de personal en el escandallo?
   No, el coeficiente, que se obtiene del presupuesto anual, ya incluye el coste del personal medio de una elaboración.

9. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar escandallos en la gestión de restaurantes?
   • Permite controlar los costes de producción y evitar gastos innecesarios.
   • Ayuda a fijar precios de venta adecuados para obtener una rentabilidad óptima.
   • Facilita la planificación del menú y la gestión del inventario.
   • Permite tomar decisiones, en conjunto con las ingenierías, sobre qué platos incluir en la carta y cuáles pueden requerir ajustes.

10. ¿Cómo influyen los escandallos en la rentabilidad del restaurante?
    Proporcionan información precisa sobre el coste de producción de cada plato. Esto permite establecer precios de venta que cubran estos costes y generen beneficios, asegurando así la rentabilidad del negocio.

11. ¿Qué consecuencias tiene no realizar escandallos en la gestión del restaurante?
    Puede llevar a una falta de control sobre los costes de producción, lo que puede conllevar la fijación de precios de venta inadecuados y una rentabilidad insuficiente. Además, la falta de escandallos dificulta la planificación de la carta y la gestión del inventario de manera eficiente.

12. ¿Cómo se actualizan los escandallos ante cambios en los precios de los ingredientes?
    Los escandallos deben actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en los precios de los ingredientes. Bastará con que cambies el coste unitario en el escandallo.

13. ¿Cuál es el papel de los escandallos en la gestión del inventario?
    Los escandallos desempeñan un papel fundamental en la gestión del inventario al proporcionar una visión clara de las cantidades exactas de ingredientes necesarios para cada plato. Esto ayuda a evitar roturas o excedentes de stock, optimizando así la gestión del inventario y reduciendo el desperdicio de alimentos.

14. ¿Debo escribir siempre sobre la hoja denominada plantilla?
    No, antes de realizar el primer escandallo debes duplicar la plantilla, cambiarle el nombre y escribir sobre la nueva hoja