USALI, cuenta de explotación de habitaciones

Antecedentes

El departamento de habitaciones es el más importante para la mayoría de los hoteles puesto que es el de mayor aportación al beneficio del negocio. Las estadísticas hoteleras cifran su porcentaje sobre las ventas totales de la explotación en magnitudes casi siempre superiores al 50% y en la mayoría de los casos alrededor del 70%, especialmente en establecimientos urbanos. Al mismo tiempo el margen neto obtenido es muy alto en comparación al resto de los departamentos.

Por otro lado, es una fuente muy valiosa de información estadística determinante para la mayoría de los análisis de gestión y de cara a la elaboración de presupuestos.

Subdepartamentos

Este departamento agrupa las siguientes áreas de trabajo o subdepartamentos:

• Recepción y conserjería
• Pisos (incluyendo lavanderíay limpieza)
• Oficina
• Reservas
• Transporte

Desglose de las ventas

A la hora de decidir que conceptos aparecerán como producción del periodo en la cuenta de explotación el Uniform System contempla cuatro apartados:

Transeúntes

Incluye las venas de habitaciones individuales o a grupos inferiores a diez habitaciones, incluye también a clientes de larga estancia. Se divide en las siguientes categorías:

• • Directos: no incluye descuentos ni a clientes asociados a alguna organización.
  • Con descuento: incluye a aquellos clientes no asociados a alguna organización con precios pactados por debajo de la tarifa habitual, por ejemplo ofertas, paquetes, promociones y agencias on line.
  • Empresas: incluye los clientes cuya empresa tenga un precio pactado con el hotel.
  • Asociaciones: el cliente está adscrito a una determinada organización que tiene precios especiales con el hotel, por ejemplo, asociaciones de mayores, asociaciones de empleados públicos, precios especiales para empleados, etc.
  • Paquetes: el cliente ha alquilado la habitación a un tercero junto a otros servicios, por ejemplo habitación con entradas o con coche de alquiler. El precio no es visible para el cliente.

Grupos

Se considerará grupo a aquellos bloques de habitaciones cuyo número sea mayor o igual a diez, por regla general la agencia tendrá un precio neto inferior a la tarifa de la empresa y se anotará por este precio neto. Incluye las siguientes categorías:

• • Asociaciones profesionales: precios negociados con sindicatos, asociaciones profesionales y filantrópicas (ONG por ejemplo).
  • Empresas y corporativos: precios negociados con empresas y corporaciones.
  • gobierno: precios negociados con agencias gubernamentales, incluyendo militares en activo, policías, sanidad, etc.
  • SMERF: precios negociados con grupos sociales (por ejemplo eventos personales), asociaciones militares y similares no activos, asociaciones educativas, religiosas y fraternidades (asociaciones con un número limitado de socios y que tienen una finalidad específica)
  • TTOO y mayoristas: precios negociados con este tipo de operadores que proveen al cliente de un paquete completo de servicios.

Bloques de habitaciones

Incluye bloques de habitaciones negociadas por un periodo igual o superior al mes, se registran por el precio neto. Son ejemplos de esta categoría aerolíneas, acuerdos para formación continua y seminarios, programas de incentivos, etc.

Otras ventas de habitaciones

Incluye todas aquellas ventas de habitaciones no recogidas en las categorías anteriores que se utilizan para el cálculo de las ratios de habitaciones como el ADR:

• No shows: clientes individuales o grupos que teniendo garantizado el pago no han ocupado la habitación. No deben tener la consideración de no show las bajas producidas en grupos ni las cancelaciones después del cierre, en estos casos se deberá contabilizar en cancelaciones en otras ventas.
• Uso sólo de día: son habitaciones no ocupadas por la noche y que tienen un uso específico distinto del habitual, como por ejemplo habitaciones utilizadas para recepción (hospitality), vestuario, procesos de selección, oficina, almacenamiento, etc. Los servicios de comida y bebida asociados no deben contabilizarse en ese apartado.
• Salida temprana.
• Salida tardía.
• Camas supletorias y cunas.
• Otros cargos por habitación

Otras consideraciones

Cualquier cargo realizado en la habitación que no tenga la consideración de venta de habitaciones será cargado al departamento correspondiente, como por ejemplo minibar o room service que pertenecen al departamento de comida y bebida.

A la hora de contabilizar en nuestro sistema las ventas de alojamiento hay que considerar los siguientes hechos particulares:

• Distribución de la venta de paquetes.
• Operaciones de intercambio.
• Tasas e impuestos locales por turista u ocupación.
• Estancias derivadas de programas de fidelización.
• Cupos a mayoristas y agencias on line (OTA).
• Propiedad compartida o condominio:
• Indemnizaciones y deducciones.
  

Cuenta de explotación

Literalmente la cuenta de explotación de habitaciones en el nuevo USALI quedaría de la siguiente forma (por cuestiones de diseño se presentan dos cuadros):

Naturalmente las ventas y costes de personal deberían ajustarse a la realidad de cada empresa y país.